La afiliación a la seguridad social garantiza el bienestar de los trabajadores en Colombia y para aquellos Colombianos que se encuentran vivendo en el exterior.
La planilla es el documento con el que se gestiona esta afiliación, y, su manejo correcto es esencial para los afiliados tengan el acceo a los beneficios.
Qué es la planilla de seguridad social
La planilla de seguridad social es un mecanismo digital para realizar el pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social. Este sistema incluye salud, pensión, riesgos laborales, y de manera opcional las contribuciones a cajas de compensación, SENA e ICBF. Las empresas y trabajadores independientes deben utilizar esta herramienta para estar al día con sus obligaciones y garantizar el acceso a los servicios sociales establecidos por ley.
Obligaciones de la planilla de seguridad social
Cualquier trabajador independiente o empleador debe garantizar la afiliación a la seguridad social de sus colaboradores, así sea un contrato por días. Además, debe realizar aportes según el salario devengado.
Tanto los empleadores como los independientes son responsables de gestionar el pago oportuno y preciso a través de la planilla única.
Cálculo de la planilla de seguridad social
El cálculo de los aportes a la seguridad social depende del ingreso base de cotización (IBC):
- Para empleados con contrato laboral, el IBC es el 100% de su salario mensual
- Para trabajadores independientes, los aportes se realizan a partir del 40% de sus ingresos
Las tarifas son: 4% para salud y 16% para pensión. Es fundamental realizar este cálculo de manera exacta para evitar sanciones y aquí en Avanti Colombia te brindamos la herramienta para que cotices en línea.
Beneficios de la seguridad social en Colombia:
- Acceso a servicios de salud para el trabajador y su familia.
- Derecho a recibir pensión por jubilación o invalidez.
- Cobertura por riesgos laborales, en caso de accidentes o enfermedades casuadas por la actividad laboral.
- Beneficios recreativos y educativos a través de las cajas de compensación familiar.
- Cumplimiento legal y reducción de riesgos administrativos para las empresas.
Tipos de planilla de seguridad social
Existen principalmente dos tipos de planilla para la gestión de los aportes en Colombia:
- Planilla asistida: Dirigida a pequeñas empresas y trabajadores independientes con conocimientos mínimos sobre el proceso.
- Planilla automática: Utilizada generalmente por empresas de mayor capacidad, que requieren eficiencia en la automatización de grandes volúmenes de transacciones.
Requisitos para la presentación de la planilla de seguridad social
Para realizar el proceso, debes contar con lo siguiente:
- Registro como aportante en una plataforma autorizada.
- Información de los afiliados, como número de documento y datos básicos.
- Conocimiento de los ingresos base de cotización (IBC).
- Una cuenta bancaria o método de pago para realizar el aporte.
Errores comunes en la planilla de seguridad social
- Errores en los datos de los trabajadores: Una cifra mal ingresada puede invalidar el proceso.
- Cálculo incorrecto de los aportes: Omitir ingresos extras o realizar cálculos errados puede incurrir en multas.
- Retraso en los pagos: Los aportes deben realizarse dentro de los plazos estipulados.
- No inclusión de contratistas: Muchas empresas olvidan registrar a trabajadores bajo contrato temporal.
Recomendaciones para la gestión de la planilla de seguridad social
La gestión de la planilla de seguridad social asegura el cumplimiento de las leyes colombianas y protege los derechos de los trabajadores.
En Avanti Colombia hacemos el trámite por ti y tus empleados. Solo debes llenar nuestro formulario de registro y nos comunicacaremos contigo para brindarte una asesoría persoalizada y garantizar el acceso a los beneficios a los que todo trabajador tiene derecho.
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